Zayas & Galeano. Comunicacion Institucional

¿Qué es la Comunicación Institucional?

Siguiendo la definición de comunicación proporcionada en líneas previas, la comunicación institucional es el acto por el cual una organización emite una serie de mensajes a través de una serie de medios a un conjunto de  receptores con la intención de transmitir ideas y conceptos determinados.

Esto nos plantea un gran problema inicial cual es el de la incapacidad de restringir en un área única el control de la comunicación que realiza cualquier miembro de la organización dentro de su rol como integrante o fuera de él.

Y esta es la principal idea que esta definición nos debe dejar. Todo en la organización comunica; sus empleados, sus colaboradores, sus procesos, sus estructuras, sus objetivos, sus estrategias, su estilo de dirección sus decisiones; y no solo en el desempeño de sus funciones, sino también fuera de ellas. Por lo tanto, cada trabajador, por ejemplo, es un potencial agente de comunicación corporativa, tanto dentro como fuera de la organización.

Ante este hecho, parece claro el papel estratégico del área de Comunicación Institucional.


¿Qué misión y funciones debe tener en la organización el área de Comunicación Institucional?

Antes de hablar de la misión de esta área, hay que crearla. El primer paso ha de ser el de poner en marcha en toda organización un área dedicada a la comunicación institucional.

Respecto a la misión, aunque cada empresa definirá la suya de acuerdo a su historia, experiencia, objetivos y estrategias, la misión básica de la comunicación corporativa es la de fijar el marco de contenido a comunicar en el que debe moverse la compañía con el fin de asegurarse coherencia y consistencia en sus mensajes y liderar la actividad comunicativa. Esto significa que la dirección comprende que la mejor manera de conseguir comunicar aquello que queremos comunicar es precisamente el aceptar que este hecho comunicativo le pertenece a todo el mundo, emisor y receptor, y no solo a una parte, y que lo único que podemos hacer es establecer un “terreno de juego” con unas pautas básicas que sean comprensibles por todos los implicados y que aseguren que siempre comunicamos un mensaje similar que asegurará una consistencia a nuestra organización.

Por lo tanto, la Comunicación Corporativa no es la única fuente de la que parten los mensajes hacia shareholders y stakeholders, sino que es el lugar en el que se elabora el espacio comunicativo en el que la organización debe moverse.

En relación a sus funciones, podemos resumirlas en cinco funciones básicas:

-Definir las claves de comunicación de la organización
-Localizar y administrar los medios y soportes fundamentales para dicha comunicación
-Asegurar el correcto funcionamiento de los procesos y canales de comunicación de la organización
-Definir y priorizar los públicos objetivos de nuestra comunicación
-Controlar y medir lo relacionado con el aspecto comunicativo de la organización tanto interna como externamente.


¿Qué lugar ocupa la Comunicación Corporativa en el organigrama y qué rol debe poseer su responsable?

Respecto al lugar que debe ocupar en el organigrama, el área de comunicación institucional debe depender directamente de la dirección general, presidencia u organo de mayor poder funcional en la organización. Esto es debido a que cualquier otra dependencia jerárquica limitaría el alcance de sus funciones e impediría que los mensajes y la comunicación fuera coherente y global en toda la compañía.

La Comunicación Institucional abarca tanto a la interna como a la externa (incluyendo esa cualquier tipo de contacto con clientes, competidores, stakeholders y shareholders).

Por lo tanto, la comunicación interna abandona los RRHH y se engloba en un área de mayor alcance como la Comunicación Institucional.

En lo referido al rol del responsable de esta área, ya no estamos hablando de Gabinetes de prensa, ni de directores de arte; todo esto no son más que partes determinadas de un todo mayor que es la Comunicación Institucional. Por lo tanto, se requiere un perfil de directivo con visión global, con conocimiento empresarial amplio (en todos los ámbitos, MK, Comunicación, RRHH, Sistemas y tecnología, Asesoría Jurídica, eco-financiero, etc) y con experiencia en el trato con clientes externos. Por lo tanto, es un perfil muy completo y multifuncional. Esto significa que su papel debe estar en lo más alto de la organización.

Este responsable debe:

-Asesorar a la dirección general en los objetivos de comunicación de la organización y en su estrategia posterior
-Garantizar la coherencia, consistencia y relevancia de toda la comunicación de la organización y de sus diferentes manifestaciones
-Gestionar la identidad corporativa, la imagen de la organización y la arquitectura de marcas (su organización, su identidad visual, su alcance, sus relaciones)
-Fijar las pautas y políticas de comunicación  de la organización a nivel interno y externo
-Dirigir e implementar las comunicaciones en el ámbito institucional y corporativo en los diferentes medios y soportes

Y, finalmente, otra novedad que debe implementarse es que la Comunicación Corporativa debe dejar de tener un papel de staff como mero asesor para el resto de las áreas de la compañía y adquirir una función ejecutiva en el ámbito de la identidad e imagen corporativa y en el ámbito de los mensajes corporativos. Por lo tanto, el resto de áreas deben adecuarse a lo fijado en este área sobre política de marcas y valores a transmitir, por ejemplo.

Por lo tanto, en este artículo hemos visto como la Comunicación Institucional se debe convertir en uno de los principales ejes de las organizaciones en nuestros días, ganando mucho más peso, sentándose al lado de la Dirección General, y adoptando un papel ejecutivo y activo en la gestión de la comunicación en toda la empresa u organización.

Solo así es posible garantizar una coherencia en el mensaje que se antoja fundamental para poder ofrecer a la sociedad una organización responsable y fuerte.